Terms & Conditions

I INFORMASI KEGIATAN
I.1 Kegiatan ini bernama OTO Ekiden _ Race for Share. Ekiden adalah sebuah kegiatan lari berasal dari Jepang, dimana setiap tim pelari akan menempuh jarak 20 km yang dilakukan secara relay/estafet oleh 4 orang pelari. Masing-masing pelari akan menempuh jarak 5 km.
I.2 Kegiatan ini ditujukan untuk menciptakan budaya olahraga dan kebersamaan diantara karyawan OTO Group.  Serta melibatkan karyawan dalam program Corporate Social Responsibility (CSR). Dimana setiap tim yang mencapai finish kurang dari 3 jam akan dihargai sebesar Rp. 1.000.000,00 (Satu juta rupiah) yang kemudian akan di sumbangkan untuk program CSR.
I.3 Kegiatan akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Minggu, 8 Oktober 2017
Waktu            : Pukul 05.30 - 09.00 WIB
Lokasi             : Q-Big BSD City Mall, Tangerang
Akan disediakan transportasi bus dari HO-BSD PP. Jumlah dan waktu keberangkatan ditentukan kemudian
I.4 Peserta adalah Seluruh Karyawan OTO Group (OTO,SOF,SAG,KOPKAR) baik cabang maupun Head Office serta beberapa tamu undangan.
I.5 Jumlah team dibatasi maksimal adalah 250 team atau 1000 orang pelari.
I.6 Ekiden adalah olahraga fisik yang melelahkan. Peserta bertanggungjawab penuh atas kondisi tubuhnya sendiri serta diharapkan berhenti mengikuti lomba jika kondisi tubuhnya tidak mengijinkan. Peserta Juga diharapkan membatalkan keikutsertaanya jika ia merasa tidak dalam kondisi fit untuk mengikuti  lomba.
I.7 Siapapun yang hamil atau menderita sakit seperti jantung,darah tinggi, epilepsi dan penyakit lainnya yang membahayakan saat kelelahan disarankan untuk tidak mengikuti lomba. Panitia berhak untuk tidak mengizinkan atau mengdiskualifikasi peserta yang diketahui atau diduga tidak fit untuk mengikuti  lomba. 
I.8 Panitia hanya menangani pertolongan pertama. Kejadian dan penanganan lain diluar pertolongan pertama menjadi tanggungjawab penuh peserta lomba. Ambulans hanya digunakan bagi peserta yang benar-benar sakit. Pelari diwajibkan memberikan jalan bagi ambulans atau kegaitan emergensi lainnya.
II KETENTUAN REGISTRASI
II.1 Registrasi ditujukan untuk ketertiban data dan informasi kepesertaan lomba. Setiap tim wajib melakukan registrasi sesuai ketentuan sebelum mengikuti lomba.
II.2 Registrasi mulai dibuka tanggal 17 July sampai 11 Agustus 2017
II.3 Registrasi OTO Ekiden Race For Share dapat dilakukan dengan mengisi form aplikasi yang dapat diakses di alamat : www.otoekiden.com
II.4 Peserta setiap tim adalah 4 orang pelari. Dalam satu tim tidak dibatasi gender, usia dan kesamaan cabang/departemen.
II.5 Pendaftaran OTO Ekiden 2016 dikenakan biaya sebesar Rp. 200.000,- per team. Setiap team yang sudah melakukan pendaftaran diharapkan dapat segera membayar biaya pendaftaran tersebut agar segera terdaftar pada peserta OTO Ekiden 2017. Hasil registrasi seluruhnya akan digunakan untuk kegiatan CSR
II.6 Setiap team akan dikelompokkan kedalam kategori Master atau Senior sesuai dengan akumulasi jumlah usia 4 orang pelari dalam satu team tersebut. Kriteria kategori Senior adalah akumulasi usia sampai dengan 140 tahun, sedangkan untuk kategori Master adalah akumulasi usia lebih dari 140 tahun
II.7 Peserta dalam satu tim tidak diperbolehkan untuk diganti/tukar. Urutan lari peserta dalam satu team tidak diperbolehkan dirubah susunannya. 
II.8 Dilarang menggunakan nama team yang mengandung SARA dan sejenisnya pada saat registrasi untuk menghindari hal-hal kontroversial.
II.9 Konfirmasi siapa saja yang terdaftar akan diumumkan pada tanggal 16 Agustus 2017 melalui email. 
II.10 Panitia memiliki hak penuh untuk menerima dan menolak pendaftaran atas pertimbangan tertentu. Untuk Internal OTO, panitia akan melakukan seleksi atas beberapa pertimbangan tertentu. Jika Team yang sudah melakukan pembayaran pendaftaran namun tidak terpilih maka nantinya uang pendaftaran team tersebut akan dikembalikan.
III KETENTUAN PENGAMBILAN KELENGKAPAN LOMBA (RACE PACK)
III.1 Setiap peserta lomba akan mendapatkan kelengkapan lomba (Race Pack) berupa: T-Shirt ,Nomor dada dan Chip waktu sesuai registrasi. Pelari pertama, kedua dan seterusnya akan mendapatkan nomor dada dengan kode yang berbeda yang akan diemail setelah melakukan Pendaftaran
III.2 Surat Konfirmasi pengambilan Race pack akan dikirim melalui email setelah konfirmasi daftar peserta yang akan diinformasikan kemudian. Jika ada team yang belum menerima Surat Konfirmasi Pengambilan race pack mohon dapat menyampaikan pemberitahuan melalui OTO_Ekiden.Registrasi@oto.co.id sebelum tanggal 30 September 2017
III.3 Pengambilan kelengkapan lomba (Race Pack) dapat dilakukan sendiri oleh peserta atau diwakilkan dengan membawa surat kuasa dari peserta, serta membawa Print surat konfirmasi pengambilan race pack yang dilengkapi dengan ID Card Karyawan masing-masing pelari maupun yang mewakili
III.4 Kelengkapan lomba (Race Pack) dapat diambil pada:
Hari/Tanggal : Rabu - Sabtu, 4 - 6 Oktober 2017
Waktu            : Pukul 10:00 - 16:00, 
Tempat          : Lantai 3 Head Office.

Hari Sabtu, 7 Oktober, pengambilan racepack dilakukan di lokasi lomba mulai pukul 14.00 - 17.00 WIB
IV KETENTUAN LOMBA
IV.1 Sebelum pelaksanaan lomba peserta diwajibkan untuk sudah membaca dan mengetahui manual (gambar lintasan dan ketentuan lomba) yang diberikan pada saat pengambilan kelengkapan lomba. Panitia tidak akan menjelaskan kembali tentang manual lomba pada saat lomba akan, sedang dan telah berlangsung.
IV.2 Peserta yang tidak menggunakan kaos lomba akan didiskualifiaksi dari perlombaan
IV.3 Peserta wajib mengenakan nomor dada pada bagian depan kaos peserta, sesuai dengan urutannya dalam tiap tim serta menggunakan chip waktu. Urutan Pelari dan Chip Waktu tidak dapat dialihkan atau di ubah susunannya.
IV.4 Peserta yang tidak mengenakan nomor dada dan chip waktu tidak diperbolehkan START. Peserta yang memasuki garis FINISH tanpa nomor dada dan chip waktu tidak akan diakui catatan waktunya.
IV.5 Pelaksanaan lomba OTO Ekiden Race for Share akan dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu: start, pelaksanaan lari pada jalur yang ditetapkan, pertukaran pelari dan pencatatan waktu finish.
IV.6 Team pelaksana lomba akan terdiri dari juri, team penjaga lintasan dan team pencatat waktu yang bekerja profesional sesuai standard PASI (Persatuan Atletik Seluruh Indonesia)--> menggunakan 'Race System'
IV.7 Seluruh team peserta lari diharapkan sudah hadir di lokasi pada pukul 05.00 untuk melakukan line-up. Waktu START adalah pukul 05:30 secara bersamaan untuk pelari pertama. Pelari pertama diwajibkan datang sebelum waktu start karena akan menyesuaikan dengan timing chip yang telah ditentukan oleh sistem. Pelari kedua dan berikutnya diharapkan berada di tempat yang ditentukan untuk persiapan lari. Pertukaran antar pelari dengan cara memberikan 'slempang/webbing' kepeda pelari berikutnya pada tempat / station yang telah ditentukan. Pertukaran pelari diluar station menyebabkan diskualifikasi.
IV.8 Waktu lari maksimal adalah 3 jam. Lintasan lari akan ditutup pada pukul 08:30, peserta yang belum finish dalam waktu tersebut diharap untuk langsung menuju finish atau dievakuasi oleh panitia.
IV.9 Pelari akan berlari sejaur jarak 2.5 km dari START dan kembali lagi ke titik awal untuk kemudian bergantian dengan pelari berikutnya yang menempuh lintasan yang sama. Titik START berhimpit/sama dengan FINISH.
IV.10 Pada titik terjauh (2.5km) akan disediakan minum (water station). Pada setiap kilo meter jarak akan diberikan tanda tertentu bertuliskan jarak yang telah ditempuh. Pada setiap belokan atau perubahan arah akan diberikan petunujuk arah tertentu.
IV.11 Perubahan anggota Pelari dalam satu team dapat dilakukan dengan catatan team tersebut tidak dapat menjadi juara / podium & Medals. Namun donasi charity akan tetap di perhitungkan apabila finish sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan panitia
IV.12 Pelari diwajibkan berlari pada lintasan yang disediakan. Tidak diperkenankan berlari di luar lintasan, ataupun memotong jalur lintasan dan atau memperpendek jarak lintasannya.
IV.13 Pelari diwajibkan mematuhi arahan dari team penjaga lintasan. Team penjaga lintasan berhak menghentikan peserta apabila peserta melanggar ketentuan jalur ataupun ada hal-hal yang membahayakan.
IV.14 Anak-anak dibawah 10 tahun, binatang peliharaan, dan selain peserta dan pelaksana lomba dilarang berada dalam lintasan lari.
IV.15 Pelari dilarang menggunakan alat bantu mempercepat lari seperti: roda pada sepatu, sepatu roda, alat melompat dan atau alat apapun sejenis. Hal ini dapat mediskualifikasi peserta lomba.
IV.16 Panitia berhak meminta peserta melakukan test urin bila dicurigai menggunakan dopping.Bila diketahui peserta menggunakan dopping menyebabkan kepesertaan menjadi batal. Apabila juara lomba diketahui menggunakan dopping pada saat lomba ataupun setelah lomba makan status juara menjadi batal dan wajib mengembalikan segala hadiah/medali.
IV.17 Pelari yang lebih lambat atau yang berjalan kaki diwajibkan memberi jalan/ruang bagi pelari yang lebih cepat.
IV.18 Waktu tercepat adalah waktu bersih antara waktu START secara bersama pelari pertama sampai wakti FINISH secara berbeda dari tiap pelari ke-empat. Metode pencatatan waktu akan dihitung berdasarkan record chip waktu masing-masing pelari pada setiap team
IV.19 Komplain waktu dilakukan maksimal 30 menit setelah pengumuman waktu. Setiap komplain dikenakan biaya Rp. 100.000,00. Juri berhak memutuskan secara penuh dan mutlak hasil setelah mendengarkan komplain. Hanya peserta/pelari yang berhak melakukan komplain.
V PENCATATAN WAKTU
V.1 Seluruh pelari akan menerima alat chip sebagai alat pencatat waktu yang akan dilekatkan pada nomor dada
V.2 Catatan waktu untuk pelari akan ditentukan oleh alat pencatat waktu (waktu bersih) sejak pelari melewati garis start sampai pelari melewati garis finish
V.3 Setiap pelari diwajibkan selalu menggunakan chip pencatat waktu sebelum melewati garis start sampai melewati garis finish
V.4 Pelari yang menggunakan lebih dari satu chip pencatat waktu akan didiskualifikasi dan catatan waktunya tidak akan direkam
V.5 Pelari yang kehilangan chip pencatat waktunya akan didiskualifikasi
V.6 Pelari wajib memulai lomba sesuai waktu yang telah ditentukan
VI KETENTUAN PERUBAHAN
VI.1 Panitia berhak penuh melakukan perubahan ketentuan  - ketentuan OTO Ekiden Race for Share dan pelaksaan lomba dengan berbagai pertimbangan tertentu. Dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya.
VI.2 Peserta terikat dan patuh  pada perubahan ketentuan  - ketentuan OTO Ekiden Race for Share dan pelaksaan lomba.